Auf dem PC (oder mehreren) wird die CarLog Software installiert; im Netzwerkbetrieb kann die Datenbank auf einem zentralen Server liegen.

Mit der Software und dem Chipkartenleser werden die jeweiligen Fahrtdaten von der Karte übernommen und entsprechend in die Datenbank eingetragen. Bei Fahrtzielen von der Karte und mit allen Angaben ohne weiteren Aufwand.

Wird ein Fahrtziel ohne die vorgeschriebenen Angaben gefunden, so werden diese Ziele zur Nachbearbeitung angeboten und können erst dann in die Datenbank übernommen werden. So geht kein Fahrtziel verloren.